Cách tạo Google Drive và lý do doanh nghiệp nên tạo shared drive

Drive được biết đến là dịch vụ đám mây phổ biến nhất trên thế giới. Trên thực tế, bất kỳ ai có tài khoản Google đều có thể truy cập và tạo Google Drive. Điều này làm cho ứng dụng trở thành một giải pháp thuận tiện cho bất kỳ ai cần tải lên và chia sẻ tệp trực tuyến. Đọc toàn bộ với HVN Group ở bài viết dưới đây ngay.

Hướng dẫn tạo Google Drive trên các thiết bị

Để tạo Google Drive, trước tiên người dùng phải có tài khoản Google. Tài khoản này không chỉ cho phép truy cập vào Drive mà còn cho phép sử dụng các dịch vụ khác của Google, chẳng hạn như Gmail, Docs, Sheets hay Forms.

Có một số phương pháp để truy cập và tạo Google Drive. Đó có thể là thông qua trình duyệt web, ứng dụng khách dành cho desktop hoặc tải xuống app dành cho điện thoại. Hãy cùng chúng tôi đi chi tiết hơn vào từng cách cụ thể.

Cách tạo Google Drive trên trình duyệt

Để tạo Google Drive trong trình duyệt, bạn hãy truy cập vào địa chỉ drive.google.com hoặc thông qua Google App tại profile tài khoản GG. Thiết kế giao diện của Drive trực quan, có nhiều khoảng trắng để giúp bạn làm nổi bật các tính năng quan trọng.

Bên trái màn hình là bar điều hướng - nơi người dùng có thể truy cập các tab khác nhau của Drive. Trong đó:

• +New cho phép người dùng tạo Google Drive mới bằng các công cụ Docs, Sheets, Slides, Forms,…hoặc tải tệp từ máy tính lên không gian đám mây.
• Tab My Drive chứa tất cả các tệp trên đám mây của người dùng, cũng là nơi thư mục Drive trên máy tính được đồng bộ hóa.
• Shared with me: Là nơi giữ tất cả các tệp mà người khác đã chia sẻ với bạn.
• Recent: Bạn có thể tìm thấy các tập tin được truy cập gần đây hoặc gần đây đã tạo Google Drive.
• Starred: Là nơi người dùng có thể tìm thấy bất kỳ tệp nào được yêu thích để truy cập nhanh chóng.
• Trash: Các tập tin đã xóa sẽ được lưu trữ tại đây trong 30 ngày, người dùng có thể khôi phục các tệp trong khoảng thời gian này.
• Đối với các tài khoản Google Workspace cho doanh nghiệp, người dùng sẽ được cung cấp thêm tab Shared drive - nơi bạn có thể tiến hành cách tạo Google Drive nhóm dùng chung và được kiểm soát bởi tổ chức.

Chi tiết cách tạo Google Drive trên máy tính

Ứng dụng khách dành cho desktop có tên là Drive for Desktop. Việc cài đặt ứng dụng này trên máy tính sẽ cho phép tạo Google Drive folder trên thiết bị. Các tệp trong thư mục này sẽ tự động được tải lên Drive. Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn đồng bộ hóa bất kỳ folder nào.

Bản thân ứng dụng này cung cấp cho người dùng một lối tắt để tạo Google Drive trên máy tính, truy cập vào file Drive hoặc Photos. Điều quan trọng nhất cần lưu ý ở ứng dụng này là nó thêm các tùy chọn vào menu chuột phải của người dùng. Vì vậy, nếu bạn nhấp chuột phải vào một folder trên ổ cứng, một menu con “Google Drive” mới sẽ xuất hiện với tùy chọn tên là “sync this folder” (đồng bộ thư mục này). Thao tác này sẽ tạo liên kết giữa Drive và folder đó.

Sau đó, để tải tệp lên, bạn chỉ cần đặt chúng vào folder đó và bất cứ khi nào chỉnh sửa, nó cũng sẽ cập nhật các phiên bản đám mây. Mặc dù mọi thư mục đồng bộ hóa với Drive đều có thể truy cập được từ trang web nhưng chỉ Drive folder mới là thư mục đồng bộ hóa thực sự. Điều đó có nghĩa là việc cài đặt ứng dụng trên nhiều máy tính sẽ dẫn đến cùng một thư mục được đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị.

Giới thiệu cách tạo Google Drive trên điện thoại

Ứng dụng Google Drive cho điện thoại di động khá dễ sử dụng và có thể hoạt động tốt trên cả Android và iOS. Đây chủ yếu là một app đám mây tiêu chuẩn với một số tính năng độc đáo. Ứng dụng cung cấp:

• Homepage chứa các tệp gần đây của người dùng
• Tab Starred
• Tab Shared with me
• Tab My Drive
• Nút “+” để người dùng tạo Google Drive mới, tải tệp lên hoặc quét tài liệu

Bạn có thể sử dụng bộ nhớ Google Drive để tự động tải ảnh và video trong điện thoại lên, mặc dù công việc thực tế được thực hiện bởi Photos - ứng dụng cần được cài đặt riêng.

Có 2 cài đặt cho chất lượng ảnh được tải lên:

• High quality được nén bằng thuật toán AI để làm cho hình ảnh nhỏ hơn và không được tính vào hạn mức bộ nhớ của người dùng.
• Original quality được tải lên nguyên trạng nhưng sẽ chiếm dung lượng lưu trữ.

Doanh nghiệp lựa chọn sử dụng shared drive

Nếu bạn quan tâm đến việc chia sẻ với nhóm của mình, GG Drive cung cấp dịch vụ có thể hỗ trợ mục tiêu này. Nhiều tổ chức thường sử dụng Google Workspace để thực hiện cách tạo Google Drive dùng chung (shared drive) nhằm cộng tác và chia sẻ tệp.

Khi đăng ký Google Workspace Business Standard trở lên, bạn sẽ nhận được tính năng bộ nhớ dùng chung (shared drive). Đây là một trong những tính năng nổi bật của Google Drive cho doanh nghiệp. Vậy lý do tại sao các tổ chức nên ưu tiên tạo shared drive?

• Tăng cường cộng tác: Cho phép tạo Google Drive shared drive dành riêng cho nhóm và khuyến khích sự cộng tác cũng như liên lạc giữa các thành viên trong nhóm muốn chia sẻ tệp.
• Theo dõi dữ liệu dễ dàng: Khi bạn lưu trữ tất cả các tệp được chia sẻ ở một vị trí, chúng sẽ dễ theo dõi hơn so với việc mọi người lưu trữ các file đó trên tài khoản Google Drive cá nhân. Người dùng có thể sắp xếp thông tin tốt hơn và xác định các xung đột hoặc tài liệu bị thiếu dễ dàng hơn khi tất cả đều nằm ở một nơi.
• Bộ nhớ rẻ hơn: Tạo Google Drive shared drive là giải pháp thay thế tuyệt vời cho việc sử dụng ổ cứng ngoài khi lưu trữ lượng lớn dữ liệu. Doanh nghiệp chỉ cần trả tiền cho dung lượng bổ sung khi cần thiết.
• Bộ nhớ trực tuyến an toàn: Bạn có thể sử dụng các tính năng bảo mật của Google để bảo vệ tệp được tạo trong shared drive.
• Phiên bản tệp được bảo vệ: Shared drive có thể lưu phiên bản của bất cứ tệp nào, cho phép bạn quay lại phiên bản trước nếu ai đó cố tình xóa một tệp quan trọng hoặc thêm một tệp có thông tin không chính xác.

Tạo shared drive trong Google Drive cho doanh nghiệp

Bộ nhớ dùng chung là một thư mục chứa các tệp mà nhiều người có thể truy cập và xem vì mục đích cộng tác. Các doanh nghiệp thường sử dụng nó để sắp xếp các tập tin và gửi cho nhiều nhân viên hoặc nhóm đồng nghiệp.

Trong giao diện shared drive, bạn có thể:

• Tạo Google Drive nhóm: Bằng cách đi tới phần shared drive ở bên trái màn hình, nhấp vào nút “+”.
• Sao chép file vào bộ nhớ dùng chung: Người dùng có thể kéo thả các tệp cá nhân của mình vào folder shared drive để chia sẻ với đồng nghiệp và cộng tác cùng nhau. Tuy nhiên, khi tạo Google Drive hoặc kéo tệp vào trong shared drive, bạn sẽ bị hạn chế quyền đối với file đó, thay vào đó, admin sẽ có quyền cao nhất.
• Xác định quyền truy cập của người dùng: Bạn có thể mời mọi người xem hoặc truy cập thư mục public trên shared drive, bên cạnh những thành viên quản trị có quyền cố định trong Drive công ty.
• Cho phép người khác tải file trên ổ đĩa shared drive: Những người có quyền truy cập vào tệp có thể thêm hoặc tải xuống tệp trong Drive dùng chung.

Để được tư vấn sâu hơn về shared drive cũng như cách tạo Google Drive unlimited, bạn có thể bấm vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để đội ngũ chuyên gia của HVN Group - Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud - hỗ trợ.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Đoạn kết

Việc tạo Google Drive được tiến hành dễ dàng và thuận tiện trên nhiều thiết bị khác nhau, điều này mang đến cho doanh nghiệp sự linh hoạt trong làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả công việc cao. Nếu có bất kỳ câu hỏi, thắc mắc liên quan đến nội dung trong bài viết, hoặc cần tư vấn đề giải pháp Google Workspace dành cho doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với HVN Group - Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 - thông qua Hotline: 024.9999.7777.